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重庆市中等职业学校学生资助工作档案管理实施细则
发布时间:2018年10月24日

第一章  总则

第一条 为规范重庆市中等职业学校学生资助工作档案(以下简称:资助档案)管理,指导区县学生资助管理中心(以下简称:区县资助中心)及各普通中专、成人中专、职业高中和技工学校(以下简称:中职学校)学生资助档案管理建设,根据《重庆市人民政府办公厅关于调整完善中等职业学校学生资助政策的通知》(渝办发〔2010〕262号)、《重庆市教育委员会、重庆市财政局、重庆市人力资源和社会保障局关于进一步强化中等职业学校资助管理工作的通知》(渝教财〔2010〕83号)和《重庆市中小学档案管理办法》(渝教办〔2008〕88号)等相关规定,制定本实施细则。

第二条 资助档案是指重庆市中等职业学校(自2006年秋季学期起)在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对政府部门和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录,包括(但不仅限于)学生注册学籍审批名册、受助申请、受助资格审查与公示、区县部门审核、学生流失(或异动)管理、资助资金发放与管理等全部文件资料。

第三条 资助档案分类

资助档案系专项档案。分为市、区县和学校三级。

(一)市资助中心档案分为中职资助经费、资助日常管理、投诉查处档案等类。

(二)区县资助中心档案分为:中职资助政策及规章制度建设、中职学校学籍管理(仅限于学校上报的学籍注册、异动批复名册复印件)、资助工作日常管理、中职资助经费使用与管理、中职资助投诉查处档案等类。

(三)中职学校档案分为:中职资助政策及规章制度建设、学籍管理(学生学籍注册、异动批复名册复印件等应纳入学校档案归档)、学生资助申请与评审、资助工作日常管理、资助资金管理、学生投诉处理档案

第四条 中职学生资助档案保存期为十年。

第二章  档案管理机构及职责

第五条 市学生资助管理中心是档案工作的管理部门。各区县资助中心是档案管理工作的具体实施部门,负责按全市要求落实本单位及所属中职学校学生资助档案的管理工作。

第六条 市学生资助中心职责

(一)全面负责对各区县、各中职学校学生资助档案建设工作进行业务指导、监督和检查。

(二)督促各区县资助中心对本地资助档案的接收、保管、统计和利用;负责到期资助档案的鉴定销毁指导工作。

第七条 区县资助中心职责

(一)按市教委、市档案局《重庆市中小学档案管理办法》(渝教办〔2008〕88号)规定,确定本单位和中职学校资助档案归档的范围;

(二)负责本单位资助档案的整理、归档和保管工作,并指导中职学校完成资助档案的整理、归档;

(三)制定本单位资助档案借阅、保密和保管等规章制度;

(四)贯彻执行市资助中心档案管理指导意见。

(五)具体负责到期资助档案的鉴定销毁工作。

第八条 中职学校职责

(一)按市教委、市档案局《重庆市中小学档案管理办法》(渝教办〔2008〕88号)规定,负责按本单位学生资助和日常管理资料的收集、整理、归档、保管、统计和利用等档案建设工作;

(二)贯彻落实区县资助中心档案管理指导意见。

第三章  归档范围

第九条 市资助中心档案归档范围。主要包括全市资助经费预算及监管、区县中职资助上报材料、信访投诉查处等管理档案。

(一)资助经费预算及监管档案主要是指在每学期(年度)下达各区县资助中心的中职专项财政补助资金预算文件和资金使用监管相关资料。

(二)区县上报材料主要是指在中职学生资助日常管理工作中形成的有保存价值的各种相关材料及统计报表等。

(三)信访投诉查处档案主要是指按《重庆市信访条例》(2009年修正本)规定,查处信访举报或投诉中职学校资助工作违纪违规行为工作中形成并处理完毕的、具有保存价值,经整理立卷保管的调查取证、处理结果等各种原始资料:

1.查处依据材料:检举、揭发、申诉材料,领导批示,会议决定;

2.调查报告和取证、证明材料;

3.有关查处的决定材料:会议记录、会议纪要、决定事项通知等。

4.处理结果正式文件。

第十条 区县资助中心档案归档范围。区县资助中心负责保存资助档案主要是指在落实国家和市中职学生资助政策、规章制度建设、日常工作管理与督查、信访查处过程中形成的有价值的各种载体、介质(纸质、电子文档)等不同形式的历史记录等:

(一)本区县落实中央和市中职学生资助政策实施方案、资助经费使用与管理、监督检查等相关规章制度;

(二)全日制中职学历教育学生学籍注册、异动(包括转入、转出、留级、休学、退学、注销、复学、死亡的学生等情况)名册(仅限于学校上报的学籍注册、异动批复名册复印件);

(三)学校受助学生初审名册,校内公示结果及投诉处理情况;区县教育、人社、财政及有关部门审核受助学生名册;

(四)中职资助专项资金预算文件、资助资金拨付(含区县集中支付学生国家助学金名册)银行凭证,学校资助资金结余上交区县财政的银行凭证,资助经费管理、拨付及使用等相关资料;

(五)定期或不定期检查中职学校落实中央和市、区县资助政策情况的相关资料;

(六)信访、举报、投诉中职学校资助工作违纪违规案件调查取证、处理结果等相关资料;

第十一条 中职学校档案归档范围。中职学校负责保存资助档案主要是指在落实国家、市和区县中职学生资助政策、规章制度建设情况,受助学生资格审查资料,资助资金使用管理、信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的历史记录等:

(一)学校落实中央、市和区县中职学生资助政策实施方案、资助经费使用与管理、监督检查等相关规章制度;

(二)享受中职资助学生的学籍异动名册;

(三)全日制中职学历教育一、二年级学生分专业、班级名册及学生学习(实习、实训)考勤统计表;

(四)教师授课学科(一、二年级)学生成绩考核(查)登记表,实习(实训)考核名册、期末考试名册等学生学习成绩考核记录表(按学校教学档案管理归档);

(五)国家助学金、学费和住宿费减免申请、评审材料,公示结果及投诉处理记录;

(六)申请中职资助财政专项资金各种表格;

(七)中职学生银行卡发放登记表,学期国家助学金申报及发放人数统计表,资助资金收支(含学校支付国家助学金学生名册)银行凭证,家庭经济困难学生减免学费、住宿费签字确认表,学校资助资金结余上交区县财政的银行凭证,资助经费管理、拨付及使用账簿等原始记录及相关资料;

(八)学生、群众投诉问题处理记录。

第四章 档案整理与归档

第十二条 档案整理

(一)装盒与文件编排顺序

档案盒外表面规格为310mm×220mm(文书档案盒,内装A4纸),厚度任选。

每类档案分类装盒。装盒时,每份材料视作一份文件:数据统计类表格按年度汇总表及附表、季度(月)汇总表及附表、其它材料顺序存放;文件或其它材料以中央、市、区县和学校分级次按时间顺序存放。

(二)卷内文件目录按档案盒内的文件名称顺序编制页码清单。

(三)归档号编制

档案号编制规则示例为(简称:档号):

500—区县代码—中职学校编号—档案类别—顺序号

其中:500—重庆地区代码;

区县代码—(见附件一);

中职学校编号—由各区县按学校数用阿拉伯数字1、2、3……顺序编排;

档案类别号—按第八条档案分类规定用阿拉伯数字1、2、3……顺序编排;

顺序号—同类档案(按学校及招生年度、专业、班级归类)以阿拉伯数字1、2、3……顺序编排。

此外,市、区县资助中心档案编号应删除编码规则中的 “区县代码”、“中职学校代码”项。

(四)归档时间

各级资助档案按年度进行整理和归档,应在每年4月前完成上一年度的档案整理与归档工作。

第十三条 档案保管

(一)市级资助档案应按市教委机关档案管理有关要求,妥善保管。

(二)区县资助档案应按各区县教委机关档案管理有关要求,妥善保管。

(三)学校资助档案应按市教委、市档案局《重庆市中小学档案管理办法》(渝教办〔2008〕88号)规定,及时移送学校档案室,妥善保管。

第五章 附则

第十四条 本细则由重庆市教育委员会和重庆市人力资源和社会保障局负责解释。

第十五条 本细则自发布之日起实行。

附件:

重庆市区县(自治县)学生资助中心代码编号

 

代码编号

区  县

代码编号

区  县

001

万州区

022

璧山县

002

黔江区

023

梁平县

003

涪陵区

024

丰都县

004

渝中区

025

武隆县

005

大渡口区

026

忠县

006

江北区

027

开县

007

沙坪坝区

028

云阳县

008

九龙坡区

029

奉节县

009

南岸区

030

石柱县

010

北碚区

031

秀山县

011

渝北区

032

彭水县

012

巴南区

033

巫溪县

013

长寿区

034

万盛区

014

合川区

035

江津区

015

永川区

036

大足县

016

南川区

037

城口县

017

双桥区

038

垫江县

018

綦江县

039

巫山县

019

潼南县

040

酉阳县

020

铜梁县

041

北部新区

021

荣昌县

 

 

 

 

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